Evernoteを使いこなさない

方々のブログでEvernote活用法を見かける。色々参考になる。けどすぐやめる。これじゃ無理。絶対続かない。俺は人より面倒くさがりだから。徹底的に楽でないと使う気がしない。そんな俺の使いこなしてなさを大公開。

前提として、仕事でEvernoteを使っていません。アイデアぐらいは書きますが。仕事で使っている人にとって、以下はあまり役に立ちません。

ノートブックは基本的に一つでいい

やっていることは一つ。まずは全てのノートを一つのノートブックに保存する。名前はMain。メインでも何でもいい。これだけ。

Inboxは作りません。整理する手間が発生するので。

どうやって情報を取り出すのか

全てを検索に任せます。例えばウェブクリップを考えてみてください。これは参考になる!と、まるごと保存したウェブクリップに付けたタグって覚えてますか?記事のタイトルは?俺は全く覚えてません。覚える気も無い。

ウェブ検索する時を思い出してください。大体は固有名詞か自然言語をキーワードにします。記事のタイトルで検索しません。なぜなら目当てのページを覚えていないといけないから。ではサイト名は?良いかもしれませんが、数が増えたらどの道無理です。せいぜいWikipediaとAmazonぐらいです。

無理に分類しようとしない

タグ付けも無駄です。特定のノートである事に価値があるもの以外はいりません。専門家でもない限り、タグ分類は必ず破綻します。そして面倒です。

ノートブック分類も同様です。一つのまとまりである事に価値のあるもの以外はいりません。ノートブック分類は形骸化します。物理的な分類だと考えてください。一つのノートを多数のノートブックに入れる事はできません。コピーしたら?検索結果に2つ出てきても構わない人ならいいでしょう。後に編集するノートなら更新が等閑になるだけです。

例外的な分類も長期的に見ると邪魔になります。それならいつも見るノートにノートリンクを貼り付けて、必要なくなったら削除する方がいい。この辺は機能的な制約もありますが。

一時的な利用を考えてプレイリストならぬノートリストが作れたら良いと思っています。タグでできますが、付けたり消したり面倒です。ちなみにバージョン5にはショートカット機能が追加されており、ドラッグ&ドロップで追加して、ノートをすぐに開けるようになっています。iPhone版だとお気に入り機能がありますね。

本当に整理する必要があるのか

保存する時にスッキリ整理する手間は無駄です。スッキリするのはその時だけです。振り分けを自動化するならともかく、そんな手間は検索時になんら価値を持ちません。何のために保存するのかを考えるべきです。そもそも、俺の使い方だと使うノートブックは一つです。

Evernote内は自分用に特化した密度の濃いデータベースになっているはずです。貯めこむことより利用することに重点を置きたい。

しかし必要な時はある

検索以外でノートを見返す事があります。メモ書きがその最たるもの。タスク管理している人もそうでしょう。買い物リストや、欲しい物、見たいもの、行きたい場所のリスト。人生設計に関わるノートなんかもそうです。そういうノートはタグやノートブック分類が役に立ちます。特定するための手段なら何でも構いません。

頻繁に書き換えたり、整理する必要があったり、見る事自体に価値があるノートはすぐに開けた方がいい。タグでもノートブックでもいいので積極的に分けましょう。ノート一つだけであっても、それには価値があります。

俺はメモ書きはMemoというタグを付けてすぐに見られるようにしています。整理するにも削除するにもその方が楽なので。Evernoteでタスク管理はしないし、買い物リストは他のアプリでやっています。時間がある時に見たい・行きたいリストにはタグを付けています。それに関する情報は別でノートに保存して(分類はしない)、ノートのリンクを張り付けている。

あとはレシピです。未調理のレシピはそれとわかるようにタグを付けます。作ったレシピは大体書き換えて注意書きを添えて未調理のタグを外します。できた料理の写真はほとんど撮りませんが、撮ったら他のノートに保存してノートリンクを貼り付けます。

これらはタグ検索ですぐに開けるし、メモ書きは頻度が高いのでtag:Memoの検索は保存しています。俺が要分類と考えるのはこういったものだけです。

仕方ないこと

使うアプリによっては専用のノートブックを作るものがあります。以前使っていたAwesome Noteはフォルダごとに一つのノートブックを作成して同期していました。こういった、Evernote内にアプリで使うスペースを確保する仕様はそんなに珍しくありません。ATOKPadも専用のノートブックを作成する。

タグもそう。ZowNoteは一つのタグと、たくさんのサブタグを作成します。SmartEverは専用のタグをノートの識別に使っている。正直にいって、勝手に作られるとあまり良い気はしない。アプリを削除しても残り続けます。ちょっとお試しのつもりが意外な手間になってしまうことも。

こういうのは仕方ないと思っています。俺は色んなアプリを使うのが趣味でもあるので、この時点で弾いていたら、大げさにいって機会損失になります。Awesome Noteは長く使っていたし、ATOKPadはほぼ毎日使う。ZowNoteもSmartEverも良いアプリです。

Evernoteを同期でなく、ファイルの保存先として使うアプリ(Scanner Pro等)は、保存先が明示されていた方がわかりやすかったりもします。細々と書きましたが、そんなに気にしないことが大事です。厳格に管理しようと構えると疲れますよ。

時系列の扱い

Evernoteの弱点がこれ。例えば昨日作成したノートだけを検索したい時は、created:day-1 -created:dayと書かないと検索できません。今日-1で昨日。これで昨日以降のノートを抽出。そこから-今日として、昨日だけが抽出できる。面倒くさい。カレンダーでも付けておいてくれたらいいのに。

バージョン5からは少し楽になりました。Mac版では、検索ボックスをクリックすると下に特殊な検索用のフォームが追加された。ただ、それでも面倒は面倒です。こんなのは一回で済ませたいので、一度検索したら保存しておいた方がいいです。

詳しいことは以前まとめたので、Evernoteで保存している検索まとめをどうぞ。iOSだとEverCalendarという、カレンダーからノートを探せるアプリがあります。

メモとしての使い方

これまでは主に情報を貯めこんで取り出すやり方を書きました。それ以外も少しだけ。Evernoteの使い方は本当に様々で、これだけに留まりません。メモや下書き、日記や思考整理なんでもありです。特化型のアプリがどんどん出てきています。

自分で書いたノートは使われ方もそれぞれです。書き残しておいて、後に検索で取り出す為のものもあれば、書くこと自体に意味があるもの。後の助けや、現時点で解決できないこと、浮かんではすぐに忘れてしまうアイデアの殴り書き等です。

用途が違うので検索一辺倒とはいきません。運用が難しくなるからと、アカウントを分けて使っている人もいるぐらいです。単純な検索ではヒットしてほしくない場合もあるので。これも機能的な制約や、検索時の面倒があるので悩ましい所です。

検索から除外する

そこで必要になってくるのが、検索から除外する方法です。方法といっても既にあって、-除外したいキーワードで可能です。tagでもnotebookでも同じ。

やり方はいくつか考えました。検索から除外したいノートにはnoindexというタグを付けて、検索時に-tag:noindexで除外するやり方とか。タグを付けるのも消すのも面倒だし、検索時も同様です。保存した検索が増えすぎるのも嫌だ。

現状は何もしていません。検索のノイズとなっています。ノイズが多すぎる時は絞込み検索しています。

一番良いのは、インデックスしないフラグを付けられる事だと思います。個別でフラグを付けても良いし、タグやノートブックに付けられても良い。それでflagged:trueとかで抽出できたら便利だと思いました。

以上です

結構長くなってしまった。俺の使い方はこんな感じ。以下にTipsや何やらで続きますが、使いこなさいっぷりはここまで。

言いたいことは一つで、使いこなす必要は無いということ。一つのノートブックに貯めこんで検索するだけで十分に使える。うまくまとまっていないとスッキリしない?スッキリするのは俺も好きですが、別に検索結果に違いはありません。

整理は一定のルールのもとに行われます。例えば10年破綻しないルールなんて誰にでも作れるものではありません。デスクトップを考えてください。フォルダ分けに凝った事はありませんか?使い方は変わっていくのだから、ルールも変わって当然です。

合わなくなったルールでも、覚えておかないと目当てのファイルを見つけられません。忘れたらその時点で破綻です。幸いなことに現行のOSは検索機能が進歩しているので、そこまで困らないでしょうが。

覚えておく必要なんて無いんですよ。忘れていいから残すんです。

便利なTipsや雑談

以下は個別の記事にしようと思っていたものをまとめました。考えてみたらEvernote関連の記事ってほとんど書いたことがない。

ノートを他ツールの拡張メモとして利用する

ちょっと便利な使い方なので紹介します。既にやっている人をよく見かけますが。

ノートには一つ一つURLがある。ノートを右クリックするとノートリンクがコピーできます。evernote:スキームの付いたURLです。これはデスクトップでもiOSでも公式アプリがインストールされていれば使えます。Androidはちょっとわかりません。

このURLを、例えばカレンダーでスケジュールにメモとして貼り付けておけばすぐに閲覧できます。さらには共有スケジュールの場合、ノートを共有すれば共有用のURLが生成されるので、貼り付けておけば全員が閲覧できるようになります。

とても使い勝手が良いです。Evernoteで作成したノートの内容をコピペするのも良いですが、編集したらまたコピペのし直しが必要です。それにEvernoteのノートの方が書きやすいし、リッチテキストが使えます。

iOSの公式アプリでは未だにノートリンクのコピーができません。どうやらノートの共有を使ってほしいようです。俺はCleverというアプリで取得しています。

共有のちょっと怖い話

iOSの公式アプリはノートを開いてアクションボタンから出てくるメニューに共有項目があります。その中にコピーというのがある。タップするとノートが共有されて、URLがペーストボードにコピーされる。押しただけでノートが世界中に公開されるわけです。これ恐怖でしかないのでやめてほしい。気付かずに共有しっぱなしになっている人が多分たくさんいる。

ちなみに共有されているノート(ブック)は、 site:https://www.evernote.com/shard/ で検索すると出てきます。まあほとんどは意図して共有しているんでしょうが。不安な人はEvernoteで sharedate:* と検索してみてください。共有しているノートがヒットします。

ノートの作成を自動化する

ちょっとマニアックな内容です。いわゆるライフログというのに興味の無い人はこの先を読む必要はありません。

Twitter等のSNSやブログのログ、日記、行動記録、会った人の情報、収支の記録なんかをひとまとめにして、日毎や定期的なまとめとして見返せたら後で役立つんじゃないかと考えていました。そう考えている人はそれなりに多いようで、各所で方法論について語られています。

面倒くさいことはやりたくないので、一度設定したらほったらかしにできるやり方がいい。ノートの作成を自動化できないか。というのが始まりです。俺がやっているのはネットで拾える自分のログだけですが。

これについては既にまとめてあるので、興味のある人は御覧ください。

俺はやっていませんが、行動記録に興味のある人はタイムログで検索するといいですよ。それ用のアプリもたくさんあります。結局はメールで送れたらいいので、自動、半手動でやれる事は多いと思います。

こうして貯まったノートは分類に価値があり、時系列で分けられる必要があります。人によるかも知れませんが、再編集はしません。俺はそれぞれのソース別にノートブックを分けて、スタックでまとめています。情報を取り出す時はスタック内を時系列で検索すれば1日のログを閲覧できます。スタックはstack:”スタック名”で検索できます。

ちょっとした心がけ

あんまりノートを増やして検索のノイズが増えたら嫌なのでやっていることです。他人の使い方に口をはさむつもりはありません。

ウェブクリップについて

参考になった記事はとりあえずウェブクリップしとけみたいな考え方がありますが、あまりおすすめしません。検索時のノイズになりがちです。今時ネットからすぐに無くなってしまう情報なんてそうありません。

あと、これは忘れがちですが、まずEvernote内を検索する人はそんなに多くないはずです。

あとで読む的な利用について

後で読もう、と全文保存しておくやり方。これもそんなに良いとは思わない。読んで参考になったら残して、そうでもなければ削除する。読まなかったらゴミになるだけなので、どちらにしても整理の手間がかかります。

だったら最初はURLとタイトル程度で十分だし、それならPocketみたいな専用サービスの方が便利です。全文ダウンロードしてオフラインで読むとしても専用サービスの方が効率的です。

ファイルサーバとしての使い方

この使い方が嫌いです。そんなものはDropboxでいいし、同期したくなければネットストレージにアップロードしておけばいい。ノートタイトルやタグ等でメタデータを付与しないと検索すら面倒なのもやらない理由です。

写真を貼り付けたノートを共有するにしても、オンラインフォトストレージを使った方が早いし楽です。音楽や動画を限定公開したければYoutubeでもできます。ファイルの公開や受け渡しに関してEvernoteはそれほど良い選択肢ではありません。

では例外は無いのかというと、それもちょっと違う。そこまで厳格に管理する気も無いので。あるトピックのまとめノートなんかで、細々としたツールやスクリプトファイルを添付したりはしています。

例えばAppleScriptを書いたノートにスクリプトファイル自体を添付したり。その方が検索して得られる結果が充実するから。Photoshopのアクションファイルとかも同様に貼り付けています。その他1字だけのロゴ用フォントとかPDFとかPSD等色々です。サイズが大きい時は他で保存して、パスやリンクを書いておきます。

今月の容量が余ってるから詰め込んでしまえという使い方は後を考えるとうまくない。無駄に重くなるだけです。

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